Las 5s Japonesas

El método de las 5S, así denominado por la primera letra del nombre que en japonés designa cada una de sus cinco etapas, es una técnica degestión japonesa basada en cinco principios simples.

Se inició en Toyota en los años 1960 con el objetivo de lograr lugares de trabajo mejor organizados, más ordenados y más limpios de forma permanente para lograr una mayor productividad y un mejor entorno laboral.

Las 5S han tenido una amplia difusión y son numerosas las organizaciones de diversa índole que lo utilizan, tales como: empresas industriales, empresas de servicios, hospitales, centros educativos o asociaciones.

La integración de las 5S satisface múltiples objetivos. Cada 'S' tiene un objetivo particular:

Clasificar (Seiri)

El propósito de clasificar significa retirar de los puestos de trabajo todos los elementos que no son necesarios para las operaciones de mantenimiento u otras actividades cotidianas. Los elementos necesarios se deben mantener cerca, mientras que los innecesarios se deben retirar del sitio, donar, transferir o eliminar.
Los beneficios son que se consigue clasificando y eliminando lo superfluo son mayor espacio, se controla mejor los inventarios, se elimina el despilfarro y se evita accidentes.

Organizar (Seiton)

Se trata de colocar los elementos de trabajo en sitios donde se puedan encontrar fácilmente para su uso y devolverlos a su lugar original. Ello permite ubicar materiales, herramientas, documentos de forma rápida. Esto tiene un efecto positivo en los clientes, ya que les da la impresión de que las cosas se hacen bien. En la oficina permite el control visual de las carpetas eliminando la perdida de tiempo de acceso a la información.

Limpiar (Seiso)

Esta fase tiene como objetivo incentivar la actitud de limpieza del sitio de trabajo y lograr mantener todo en el debido el orden Esto se debe apoyar en un fuerte programa de entrenamiento y suministro de los elementos necesarios para su realización, como también del tiempo requerido para su ejecución. Los talleres de reparación de automóviles que normalmente vemos, en nuestros países, son generalmente sucios y mal tenidos. Los de talleres en Alemania – Volkswagen – o los Japoneses – Nissan – son más ordenados y limpios que muchos de nuestros hospitales públicos.

Estandarizar (Seiketsu)

En esta etapa se tiende a conservar lo que se ha logrado, aplicando estándares a la practica de las tres primeras “S”. Esta cuarta S esta fuertemente relacionada con la creación de los hábitos para conservar el lugar de trabajo en perfectas condiciones. Se trata de estabilizar el funcionamiento de todas las reglas definidas en las etapas precedentes, con un mejoramiento y una evolución de la limpieza, ratificando todo lo que se ha realizado y aprobado anteriormente, con lo cual se hace un balance de esta etapa y se obtiene una reflexión acerca de los elementos encontrados para poder darle una solución.

Disciplina (Shitsuke)

La práctica de la disciplina pretende lograr el hábito de respetar y utilizar correctamente los procedimientos, estándares y controles previamente desarrollados. En lo que se refiere a la implantación de las 5 S, la disciplina es importante porque sin ella, la implantación de las cuatro primeras “S” se deteriora rápidamente.

La disciplina no es visible y no puede medirse a diferencia de las otras “S”. Existe en la mente y en la voluntad de las personas, solo la conducta demuestra su presencia, sin embargo, se pueden crear condiciones que estimulen la práctica de la disciplina.

Aunque se ha aplicado en Ingeniería Industrial preferentemente, las 5S tienen aplicación en todos los ámbitos de la vida, incluyendo el hogar, las escuelas, las comunidades, y en las empresas.

Formación temprana, una necesidad

La formación e implantación de hábitos de limpieza, orden, disciplina, clasificación y estandarizar se hacen necesarios, desde muy temprana edad. Si no se aprenden esos y otros hábitos en el hogar, luego resulta muy difícil introducirlos en las personas. Yo diría que resulta imposible, porque los malos hábitos ya se han convertido en hábitos.

Con solo mirar a nuestro alrededor, podemos apreciar la carencia de hábitos disciplinarios y orden que existe a todo nivel, en naciones, comunidades, organizaciones, empresas y familias.